Am Anfang eines Projektes oder einer Projektphase steht die Kick-Off-Veranstaltung (DIN 69901-5: "Kick-Off-Meeting"). Der Zeitpunkt ihrer Durchführung variiert in der Praxis. Dem Projektmarketing und der Motivation für das Projekt dient in erster Linie eine sehr frühe Kick-Off-Veranstaltung. Ein späterer Zeitpunkt wird gewählt, z.B. nach Erstellung des Pflichtenhefts wenn es um die Abstimmung des konkreten Arbeitsbeginns und die Information der Beteiligten geht.
Die DIN 69901-5 setzt das Kick-Off-Meeting nach erfolgter Planung und vor Start der Projektdurchführung an. Als Teilnehmer fordert sie mindestens alle Mitglieder des Projektteams ggf. unter Hinzunahme des Auftraggebers.
Eine Kick-Off-Veranstaltung ist bei einem systematischen Vorgehen nicht erforderlich. Das zusätzliche Treffen der Projektbeteiligten erübrigt sich bei einem vollständigen Projektauftrag, einer leistungsfähigen sowie transparenten Projektorganisation und einem funktionierenden Informationswesen. Deshalb kennen PMBOK Guide, ICB 3.0 und PRINCE2 keine Kick-Off-Veranstaltung. Die ICB 3.0 benennt jedoch den Start-up Workshop als ein Arbeitsgremium zur Entwicklung des Projektauftrags.
Hat die Projektarbeit in Organisationen Neuigkeits- oder Seltenheitscharakter, werden dort häufig Kick-Off-Veranstaltungen durchgeführt. In projektorientierten Unternehmen mit hohem Reifegrad sind explizite Kick-Off-Veranstaltungen selten bzw. gleichzusetzen mit der ersten Arbeitssitzung des Projektteams. |
Ziele der Kick-Off-Veranstaltung können sein:
• Vermittlung des Projektziels
• Hervorhebung der Bedeutung des Projekts
• Gewinnung von Unterstützung für das Projekt
• Motivation der Projektbeteiligten
• Information aller Projektbeteiligten über den Projektplan
• Abstimmung der Projektbeteiligten untereinander über den Beginn der Arbeiten
An der Kick-Off-Veranstaltung sollten teilnehmen:
• Vertreter der Auftraggeberseite (bei wichtigen Projekten der Geschäftsführer des auftraggebenden Unternehmens)
• Vertreter der Geschäftsführung der Auftragnehmerseite (ebenfalls in Abhängigkeit von der Bedeutung des Projekts)
• der/die Projektleiter(in)
• das Projektteam
• weitere Projektbeteiligte
Jeweils individuell wird entschieden, ob alle Projektbeteiligten (d.h. auch nur kurzfristig dem Projekt zuarbeitende Mitarbeiter) oder nur die wichtigsten Projektbeteiligten teilnehmen sollen. Es kann sinnvoll sein, dass bei geschäftsentscheidenden Projekten auch nicht unmittelbar beteiligte Personen an der Kick-Off-Veranstaltung teilnehmen. Diese werden zumindest indirekt sowohl durch das Projektgeschehen belastet als auch vom Projekterfolg profitieren.
Die Kick-Off-Veranstaltung kann aus verschiedenen Elementen bestehen. Sie kann sich sowohl auf Präsentationen der Führungsebene (d.h. Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektleiter u.ä.) beschränken als auch in Form eines Workshops die TeilnehmerInnen aktiv in das Geschehen einbeziehen. Eine abschließende Pressekonferenz kann bei Großprojekten schließlich Bestandteil der Kick-Off-Veranstaltung sein.
Eine spezielle Art der Kick-Off-Veranstaltung ist die Real Time Strategic Change Conference (RTSC-Conference). Diese stellt in zwei bis drei Tagen Dauer eine intensive Auseinandersetzung mit Vergangenheit und Zukunft des Unternehmens oder Projektes dar.
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Synonyme / Verwandte Begriffe / weiter führende Begriffe
Kick-Off-Meeting, Meilenstein, Motivation, Open Space Technology, Projektbeteiligter, Projektmarketing, Projektteam, Projektziel, Real Time Strategic, Change Conference, Startveranstaltung, Projektstart, Widerstände, Kick-Off
Englische Entsprechung
Kick-Off Meeting, Kick-Off
Basiert auf folgender Norm
DIN 69901-5:2009
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